Untuk mewujudkan misi yang telah ditetapkan, salah satu kondisi yang harus disiapkan (diadakan) adalah “adanya sistem organisasi yang mapan”. Oleh karena itu, dalam kepengurusan Herbert-Deddi, hal tersebut menjadi salah satu agenda yang akan berusaha diwujudkan dan hasilnya dapat dirasakan di akhir kepengurusan (tahun 2011). Tentu saja, hal tersebut tidak semudah membalik telapak tangan, dibutuhkan tahapan-tahapan dan pilihan yang tepat atas berbagai alternatif cara yang ada.

Secara umum, agar agenda “sistem organisasi yang mapan” dapat diwujudkan terdapat beberapa kondisi yang harus kita ciptakan/capai, antara lain: adanya sekretariat yang operasional, adanya sistem & prosedur yang jelas, dan juga penegasan badan hukum ikastara.

AGENDA 2008-2011 :
1. Menjadikan ikastara sebagai organisasi yang modern dan profesional

OUTCOME 2011 :
Terciptanya sistem organisasi yang mapan ditunjukkan oleh dukungan kesekretariatan yang profesional dan infrastruktur lainnya

OUTPUT 2008-2009:
1.Ruang sekretariat yang operasional
2.Berjalannya 100% fungsi kesekretariatan
3.Badan Hukum Ikastara

OUTPUT 2009-2010
1.Ruang sekretariat yang operasional
2.Berjalannya 100% fungsi kesekretariatan
3.SOP PP Ikastara

OUTPUT 2010-2011
1.Ruang sekretariat yang operasional
2.Berjalannya 100% fungsi kesekretariatan

Untuk melaksanakan hal tersebut, akan dibentuk biro umum, biro keuangan, dan biro humas serta menunjuk kepala bironya. Biro-biro tersebut bertanggung jawab langsung terhadap SekJen dan memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :
a. Biro Umum bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi kesekretariatan, pengadaan dan pemeliharaan fasilitas, serta rekrutmen dan pengembangan staf SetJen
b. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencatatan dan pelaporan posisi keuangan IKASTARA sekaligus bertindak sebagai controller
c. Biro Humas bertanggung jawab atas fungsi kehumasan, baik terhadap anggota Ikastara maupun pihak eksternal lainnya.

Biro-biro tersebut bekerja secara tim beranggotakan alumni 3-4 orang dikoordinir oleh kepala.

Pada tahun pertama :
1. Menyiapkan Ruang Sekretariat yang Operasional dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mencari tempat (gedung/ruang) yang representatif dan berkesinambungan minimal selama 3 tahun ke depan. Langkah ini dilakukan dengan :

* menjajaki beberapa alternatif yang telah dimunculkan oleh kepengurusan sebelumnya, atau
* menjajaki fasilitas yang dimiliki alumni, atau
* menjajaki fasilitas yang dimiliki jaringan alumni, atau
* sewa rumah/gedung/ruangan.

b.Melengkapi infrastruktur dasar seperti :

* Seperangkat komputer dan printer
* Telepon, fax, dan koneksi internet
* ATK

2. Menyiapkan prosedur “sederhana” kesekretariatan yang terdiri atas :

a. Prosedur dasar kesekretariatan seperti surat menyurat.
b. Prosedur keuangan & pelaporannya
c. Prosedur kehumasan

3. Melakukan rekrutmen staf berupa :

a. Staf sebanyak 1 orang sebagai sekretaris (tetap – fulltime)
b. Staf sebanyak 1 orang sebagai tenaga keuangan (parttime – diutamakan mahasiswa alumni TN)

4. Menjalankan fungsi-fungsi kesekretariatan oleh biro-biro dipimpin oleh Sekjen

Pada tahun pertama ini juga akan dilakukan penetapan Badan Hukum Ikastara. Ketua Umum akan membentuk tim khusus beranggotakan alumni yang memiliki latar belakang yang relevan. Tim ini akan bekerja sesuai dengan aspirasi dan amanat Munas tentang Badan Hukum Ikastara.

Pada tahun kedua :
1. Melakukan pemeliharaan Sekretariat supaya tetap operasional.

a. Melakukan pemeliharaan rutin
b. Melengkapi infrastruktur tambahan yang dibutuhkan, misalnya komputer dan peralatan atau perlengkapan lainnya.

2. Menjalankan fungsi-fungsi kesekretariatan oleh biro-biro dipimpin oleh Sekjen.
3. Menyiapkan Sistem dan Prosedur (SOP) untuk PP kastara. SOP ini akan menjelaskan “siapa melakukan apa” pada setiap area yang ditangani oleh Ikastara. SOP ini bukan merupakan job description, tetapi lebih merupakan pedoman tata cara kerja dan hubungan antar divisi/bidang yang ada. SOP tersebut setidaknya meliputi :

a. Prosedur kesekretariatan
b. Prosedur keuangan
c. Prosedur kehumasan
d. Prosedur pelaporan kinerja dan kontrol organisasi
e. Prosedur pengelolaan database
f. Dan prosedur lainnya yang dibutuhkan

Diharapkan dengan adanya SOP tersebut, Ikastara mempunyai sistem organisasi yang mapan dan baku, dan bisa digunakan dalam kepengurusan selanjutnya, tentu saja melalui penyempurnaan-penyempurnaan.

Pada tahun ketiga:
1. Melakukan pengembangan Sekretariat.

a. Melakukan pemeliharaan rutin
b. Melengkapi infrastruktur tambahan yang dibutuhkan
c. Inisiasi perpustakaan kecil

Dengan pengembangan “kecil” yang dilakukan, diharapkan sekretariat menjadi semakin nyaman dan memiliki attractiveness bagi pengurus untuk tetap “bersemangat” sekaligus bagi alumni untuk nimbrung.

2. Menjalankan fungsi-fungsi kesekretariatan oleh biro-biro dipimpin oleh Sekjen.

3. Menyempurnakan Sistem dan Prosedur (SOP) yang telah dibuat sebelumnya.

catatan: ditayang juga di forum ikastara